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文件受控管理方法

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.文件管理次及要求

什文件需要分層次管理

意義:大綱-----概論-----章節展開

一個組織(企業)的運行一定是動態的,作為行為準則的管理文件也是隨之需要發生變化的,如果分層次管理,那么牽一發而動全身,會導致管理文件始終在變動,不利于管理的穩定;采取分層次管理,按照企業變化的程度,只需要對相應層次的文件做變化即可,可以保持文件架構的穩定性。

 

分層次——牽一發而動全身

分層次    ——頭痛醫頭,腳痛醫腳

文件層次管理模式

 

 

 

 

為什么文件要受控?(含義)

狀況:文件發行份數有多份,需要回收更改/作廢時,不知道該收多少份回來;

狀況二:現場復印了一些文件,文件變更后,現場存在新舊兩個版本的文件;

狀況三:文件丟失,因無法查證也無法追責,導致無人問津;

狀況四:需補發文件時,找不到原件,重新打印時又搞錯版本。

 

.受控的含義及方法

受控的方法

加蓋受控印章!

鮮章有效,復印無效!

發放/借閱/回收均登記!

發放采取編號管理!

原件歸存,發放時復印加章!

 

.受控印章的使用及授權

受控印章授權的幾個要點:

專人注冊領取使用,不得他人使用;

如管理者因故需將使用權轉移時,必須進行臨時授權,簽字生效;

印章遺失應及時報告,補發新印章,原印章(編號)作廢;

加蓋印章/發放文件/回收文件均登記并保持記錄。

.紙質文件發放、回收、銷毀流程

發放流程:

編制部門持簽署文件原件、需發放份數的復印件交相應的文控管理員;

文控管理員保留原件,在需發放的復印件上加蓋“受控”印章,并填寫發放號;

文控管理員加蓋鮮章的文件發放至相應地點,并要求文件接收人簽署發放記錄;

回收(作廢)流程:

文控管理員按照發放記錄將需回收的受控文件(加蓋鮮章,且發放號正確的文件)回收,并做好回收記錄;

文控管理員應將所有的回收作廢文件包括歸存的簽字版原件)上加蓋“作廢”印章統一歸存。

銷毀流程:

文控管理員應將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎的方式銷毀,但必須保留一份存檔件(建議保留簽字版原件),同時保持銷毀記錄。

如需完全銷毀該文件(即不保留存檔件),應形成銷毀文件清單,并經管理者代表簽字授權后,方可將其完全銷毀。

.電子文件上傳方檔系統流程

紙質文件發放時,文控管理同時對文件進行上傳到文檔系統, 以電郵形式通知相關部門.

新版本文件覆蓋舊版本文件,舊版本文件無需刪除,永久保存.

 

2019年2月21日 15:42
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